5 Hal Terpenting dalam Pengelolaan Proyek TIK di Kementerian Keuangan

Posted on by atharjanuar

Bagi banyak Penyedia Barang dan Jasa (“vendor”) mengerjakan proyek di lingkungan pemerintahan sangatlah menarik dan memiliki tantangan tersendiri dengan risiko yang tidak rendah, namun di sisi lain tantangan tersebut setimpal dengan komitmen pembayaran dari pemerintah dan portfolio yang menjanjikan untuk pengembangan bisnis vendor.

Namun kendala yang sering dihadapi oleh banyak vendor dalam mengelola proyek Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di lingkungan Kementerian Keuangan umumnya dilatarbelakangi oleh faktor administrasi dan minimnya pengetahuan terhadap aturan main dalam pelaksanaan proyek.

Berita baiknya adalah, Kementerian Keuangan sebenarnya memiliki landasan dalam pengelolaan proyek (project management) yang menjadi aturan main yang berlaku dan tentunya sangat tepat untuk selalu dijadikan panduan dalam pengelolaan proyek TIK oleh vendor. Sehingga, menguasai panduan yang berlaku dalam menjalankan proyek TIK di lingkungan Kementerian Keuangan akan meningkatkan tingkat keberhasilan, kelengkapan dokumentasi selama proyek, dan menurunkan risiko kegagalan dalam menyelesaikan proyek yang dapat berakibat di-“blacklist” oleh Kementerian Keuangan.

Tulisan ini bertujuan memberikan pengetahuan kepada pembaca dalam mengelola proyek di lingkungan Kementerian Keuangan. Dan untuk memudahkan dalam membaca artikel ini, maka tulisan disusun menjadi ringkasan mengenai 5 hal terpenting yang perlu diketahui dan dikuasai dalam menjalankan proyek TIK di lingkungan Kementerian Keuangan.

Artikel ini dibuat berdasarkan pengalaman selama 8 bulan mendampingi pelaksanaan proyek TIK di lingkungan Kementerian Keuangan dan juga memberikan masukan terhadap aturan standarisasi manajemen proyek yang akan dibahas di bawah ini.

1. Aturan Main

Pengelolaan TIK proyek umumnya mengacu kepada dua keputusan yang berlaku (sebagai Organizational Process Assets), yaitu:

Sehingga ruang lingkup kedua keputusan di atas berlaku kepada semua Unit Eselon I yang dibawahi oleh Kementerian Keuangan yang terdiri dari:

  1. Sekretariat Jenderal
  2. Direktorat Jenderal Anggaran
  3. Direktorat Jenderal Pajak
  4. Direktorat Jenderal Bea Cukai
  5. Direktorat Jenderal Perbendaharaan
  6. Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
  7. Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan
  8. Direktorat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko
  9. Inspektorat Jenderal
  10. Badan Kebijakan Fiskal
  11. Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

Adapun proyek yang dikelola adalah proyek strategis atau proyek lain yang memenuhi kriteria (KMK 330 butir 2.2):

  1. Batasan estimasi waktu penyelesaian paling sedikit 60 hari kerja
  2. Membutuhkan sumber daya manusia (tim proyek) paling sedikit 10 orang
  3. Memiliki level risiko minimal sedang sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan mengenai Penerapan Manajemen Resiko di lingkungan Kementerian Keuangan (sebagai referensi: Peraturan Menteri Keuangan Nomor 191/PMK.09/2008, Peraturan Menteri Keuangan Nomor 12/PMK.09/2016, dan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 845/KMK.01/2016)

Selain itu yang perlu diperhatikan adalah definisi dari proyek strategis berdasarkan KMK 330 (butir 6.8), yaitu:
Proyek strategis adalah proyek yang memenuhi salah satu kriteria sebagai berikut:

  1. Terkait rencana strategis TIK dan arsitektur TIK Kementerian Keuangan
  2. Mendukung kelangsungan berjalannya proses bisnis utama organisasi
  3. Terkait dengan bisnis unit eselon I lain

Jadi yang perlu diperhatikan dari awal oleh penyedia jasa adalah apakah proyek yang ditangani jatuh ke dalam kriteria di atas. Namun disarankan agar pengelolaan proyek selalu mengacu ke KMK 330 karena aturan mainnya sudah jelas dan bersifat tetap, sehingga apabila ada dispute landasannya kuat.

2. Stakeholders

Selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah pemangku kepentingan (“Stakeholder”) di dalam proyek. Sebagai counterpart selama proyek, vendor umumnya berhadapan dengan key stakeholder yang ada, yaitu:

  • Berdasarkan Perpres 70/2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pasal I:
    1. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) yang bertugas untuk:
      • Menandatangani kontrak
      • Melaksanakan kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa
    2. PPHP (Pejabat/Penerima Hasil Pekerjaan) yang bertugas untuk memeriksa dan menerima hasil pekerjaan
  • Berdasarkan KMK 330 diktum ketiga:
    1. Pemilik Proyek: Pimpinan Unit Eselon I atau Pejabat di lingkungan Kementerian Keuangan yang karena kewenangan dan penugasannya menjadi penanggung jawab proyek
    2. Manajer Proyek: Pejabat pada Unit Eselon I yang ditunjuk oleh Pemilik Proyek untuk memimpin dan mengelola proyek, serta bertanggung jawab atas keberhasilan proyek
    3. Anggota Tim Proyek: Sekelompok Pejabat/Staf di lingkungan Unit Eselon I masing-masing yang ditunjuk oleh Manajer Proyek dan/atau Pemilik Proyek untuk melaksanakan proyek
    4. Tim Quality Assurance: Tim yang ditunjuk Pemilik Proyek untuk melaksanakan kegiatan penjaminan mutu dalam pengelolaan proyek yang keanggotaannya selain Manajer Proyek dan anggota Tim Proyek

Catatan: Pada beberapa proyek, istilah Pemilik Proyek adalah PPK dan Manajer Proyek disebut juga sebagai Pengawas Pekerjaan dari suatu proyek.

Keterlibatan maupun penugasan Stakeholders di atas disahkan oleh Pemilik Proyek di lingkungan Kementerian Keuangan melalui Surat Tugas atau Surat Keputusan (terdapat beberapa variasi istilah lainnya). Sehingga hal yang sangat penting di awal proyek bagi vendor adalah meminta dokumen tersebut untuk mengetahui counterpart selama proyek dan juga untuk mengetahui siapa yang akan menandatangani luaran-luaran proyek.

3. Pembagian Proses

Isi utama dari KMK 330 (diktum kelima) yaitu standar pembagian proses manajemen proyek yang terdiri dari (dan selaras dengan Process Group di PMBOK):

  1. Proses Inisiasi
  2. Proses Perencanaan
  3. Proses Pelaksanaan
  4. Proses Pemantauan dan Pengendalian
  5. Proses Penutupan

Selain kelima proses di atas, terdapat proses tambahan (KMK 330 diktum keenam) yaitu proses Penjaminan Mutu yang bertujuan untuk memastikan semua proses manajemen proyek tersebut dilakukan. Dan sesuai diktum ketiga, maka yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proses Penjaminan Mutu adalah tim QA dari pihak Kementerian Keuangan.

Dalam melaksanakan proyek, maka Project Manager (PM) dari vendor harus mengikuti dan melaksanakan semua lima proses tersebut dari proses inisiasi hingga penutupan. Yang sering terlewatkan adalah proses Penjaminan Mutu, oleh sebab itu PM harus selalu berkordinasi dengan counterpart untuk memastikan proses Penjaminan Mutu dilaksanakan oleh tim QA.

4. Luaran Manajemen Proyek

Hal terpenting dalam menjalankan semua proses tersebut adalah memastikan setiap proses ditandai dengan penyelesaian dokumen sebagai luaran (“deliverables”) Manajemen Proyek.

Lampiran KMK 330 menjelaskan semua kegiatan yang dilakukan di setiap proses dan juga luaran apa yang akan dihasilkan. Berikut ini pemetaan antara proses dan luaran (sesuai Lampiran KMK 330 butir kelima):

  1. Luaran proses Inisiasi:
    1. Dokumen Project Charter
  2. Luaran proses Perencanaan:
    1. Dokumen Project Management Plan (PMP)
  3. Luaran proses Pelaksanaan:
    1. Dokumen Luaran Proyek
    2. Formulir Permintaan Perubahan
    3. Laporan Penanganan Risiko
    4. Laporan Isu dan Penanganan
    5. Laporan Permasalahan dan Penanganan
    6. Risalah Rapat dan Activity List
  4. Luaran proses Pemantauan dan Pengendalian:
    1. Laporan Status dan Kemajuan Proyek
    2. Persetujuan terhadap permintaan perubahan, perbaikan, pencegahan, defect repair
    3. PMP terkini
    4. Rekomendasi untuk perbaikan, pencegahan, defect repair
    5. Validated defect repair
    6. Dokumen pengujian terhadap luaran proyek
  5. Luaran proses Penutupan:
    1. Laporan Akhir
    2. Persetujuan terhadap luaran proyek
  6. Luaran proses Penjaminan Mutu:
    1. Laporan Penjaminan Mutu

Hampir semua luaran memiliki template yang dijelaskan di dalam Keputusan Sekretaris Jenderal no. 57 tentang Standar Dokumen Luaran Pengelolaan Proyek TIK di lingkungan Kementerian Keuangan, kecuali: Dokumen Luaran Proyek yang merupakan luaran yang bersifat teknis pekerjaan, misalnya dokumen UAT (User Acceptance Test), dokumen Desain, dan lain-lain

Kendala yang sering muncul ketika menyusun luaran-luaran manajemen proyek sesuai KMK 330 adalah siapa pihak penyusun, oleh karena itu PM dari vendor perlu mengetahui dengan teliti isi dari KMK 330. Lampiran KMK 330 dengan jelas menyebut pihak mana saja yang menyusun luaran-luaran tersebut, misalnya:

  • Project Charter: Lampiran KMK 330 Butir 4.1.2 menyatakan bahwa Pemilik Proyek mempunyai tanggung jawab untuk penyusunan Project Charter.
  • Project Management Plan: Lampiran KMK 330 Butir 4.2.1.a menyatakan bahwa dalam hal proyek dilaksanakan secara internal Kementerian Keuangan, manajer proyek mempunyai tanggung jawab terhadap penyusunan PMP dan meminta persetujuan pemilik proyek. Dan berdasarkan Lampiran KMK 330 Butir 4.2.2 menyatakan bahwa dalam hal pengelolaan proyek menggunakan jasa pihak ketiga, manajer proyek mempunyai tanggung jawab terhadap:
    • Pemantauan pelaksanaan PMP
    • Kebenaran laporan kinerja proyek
    • Pengendalian mutu proyek
    • Pengendalian perubahan proyek

Tidak ada kata-kata yang secara eksplisit menyatakan bahwa apabila menggunakan pihak ketiga maka PM dari pihak vendor yang meyusun PMP, sehingga hal ini bisa menimbulkan salah pengertian mengenai pihak mana yang bertanggung jawab. Paling tepat apabila PM dari vendor yang berinisiatif untuk menyusun dokumen ini.

5. Luaran Untuk Penagihan

Hal terpenting dari semuanya, tentu bagi vendor adalah berhasilnya penyelesaian proyek dan berhak melakukan penagihan. Oleh karena itu, hal ini tidak boleh luput dari perhatian PM adalah memastikan dokumen apa saja yang menjadi luaran untuk diserahterimakan kepada PPK dan PPHP agar proyek dianggap selesai dan dapat dilanjutkan ke proses penagihan.

Berikut yang perlu diperhatikan:

  • Penamaan luaran harus sesuai dengan luaran yang dicantumkan di dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK), hal ini juga akan membantu pihak Kementerian Keuangan dalam proses audit oleh BPK (Badan Pemeriksa Keuangan)
  • Umumnya laporan yang dihasilkan selama proyek disebut dengan Laporan Awal, Tengah, dan Akhir. Sayangnya, ketiga laporan tersebut tidak disebutkan di dalam KMK 330. Oleh karena itu, perlu dikonsultasikan dengan PPK atau PM dari pihak Kementerian Keuangan. Umumnya pemetaannya sebagai berikut:
    • Laporan Awal: Project Charter (Luaran proses Inisiasi) atau Project Management Plan (Luaran proses Perencanaan)
    • Laporan Tengah: Kumpulan dari Laporan Status dan Kemajuan Proyek (Luaran proses Pemantauan dan Pengendalian) atau biasa disebut sebagai Progress Report
    • Laporan Akhir: Laporan Akhir (Luaran proses Penutupan) atau umumnya kumpulan dari semua laporan yang ada.
  • Mungkin dari semua dokumen yang telah disebut, tidak ada dokumen yang lebih penting daripada dokumen BAST (Berita Acara Serah Terima) dan BAPP (Berita Acara Penyelesaian Proyek) yang menjadi pengakuan oleh pihak Kementerian Keuangan bahwa proyek dinyatakan selesai. Sayangnya, kedua dokumen tersebut juga tidak dinyatakan di dalam KMK 330, sehingga penyusunan dokumen ini biasanya memang meminta template yang sudah ada dari pihak Kementerian Keuangan maupun internal vendor (apabila sudah pernah melakukan proyek sebelumnya)

Kesimpulan

  • Ajukan permintaan sebelum proyek dimulai untuk di-briefing oleh tim proyek dari Kementerian Keuangan mengenai standar pengelolaan proyek beserta luaran-luarannya (KMK 330)
  • Penyamaan persepsi dokumen mana yang akan disusun oleh pihak Kementerian Keuangan atau vendor, dan siapa yang menandatanganinya
  • Masih ada beberapa celah dalam pelaksanaan proyek yang belum dicakup oleh KMK 330, namun sudah ada best practice yang umum dilakukan oleh vendor dan pihak Kementerian Keuangan

Referensi

  • Keputusan Menteri Keuangan Nomor 330/KMK.01/2011 tentang Kebijakan dan Standar Manajemen Proyek Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di Lingkungan Kementerian Keuangan
  • Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 57/SJ/2013 tentang Standar Dokumen Luaran Pengelolaan Proyek Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di Lingkungan Kementerian Keuangan
  • Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide and Standards Sixth Edition